Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Tom Laloubie EI, exerçant sous le nom commercial SAO SYSTEMS, 4 rue du Bois du Luquet, 33460 Arsac, France, est responsable des traitements présentés ici.

Pour toute question : contact@saosystems.fr.

2. Données collectées et finalités

Lorsque le formulaire est activé, il transmet votre nom et prénom, votre entreprise, votre adresse e-mail, le sujet et le contenu du message. Le téléphone est facultatif. Les champs obligatoires permettent d’identifier votre demande et d’y répondre ; leur absence empêche son traitement par le formulaire.

Les données servent exclusivement à examiner votre demande et à vous répondre. La base légale est l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande lorsqu’il s’agit d’un projet de prestation. Pour les autres échanges professionnels, le traitement repose sur l’intérêt légitime de SAO SYSTEMS à répondre aux sollicitations pertinentes.

Aucune inscription automatique à une newsletter et aucune prospection automatisée ne découlent de l’envoi du formulaire.

Pour limiter les abus, le serveur utilise temporairement une empreinte non réversible de l’adresse IP, calculée avec une clé aléatoire propre au démarrage du serveur, et un compteur de requêtes. Cette protection repose sur l’intérêt légitime à sécuriser le site. Le nom, le message et l’adresse e-mail ne sont pas inclus dans les journaux applicatifs.

3. Destinataires et prestataires

Tom Laloubie est le destinataire des demandes. Les prestataires techniques nécessaires à l’hébergement, au transport et à la réception des e-mails peuvent traiter les données pour fournir leurs services.

Service d’envoi : o2switch assure l'envoi SMTP chiffré et la réception dans la boîte contact@saosystems.fr. Son accord de sous-traitance mentionne MailChannels comme relais de secours du service SMTP.

Destinataires et sous-traitants : Tom Laloubie reçoit les demandes de contact. o2switch intervient pour l'hébergement du site et la messagerie ; MailChannels peut intervenir comme relais SMTP de secours selon l'accord de sous-traitance o2switch. Les échanges adressés à l'ancienne boîte saosystems.contact@gmail.com sont également traités par Google pour fournir Gmail. Les prestataires et leurs personnels habilités n'interviennent que dans le cadre de leurs services et des conditions applicables.

Le site ne transmet les messages à aucun modèle d’intelligence artificielle. Les services de messagerie appliquent leurs protections de sécurité et de lutte contre les courriers indésirables selon leurs conditions.

4. Conservation et sécurité

Le serveur du site ne stocke pas les messages dans une base de données. Les messages transmis sont conservés dans la messagerie et, selon sa configuration, chez le prestataire d’envoi.

Politique de conservation des échanges : Les demandes qui n'aboutissent pas à un contrat sont conservées au plus 12 mois après leur clôture, sauf litige ou obligation de conservation applicable. Un tri trimestriel de la messagerie permet de supprimer les échanges et leurs copies avant cette échéance. Les documents nécessaires à un contrat ou à une obligation légale suivent les durées applicables à leur nature. Des copies peuvent subsister temporairement dans les sauvegardes techniques : l'offre Cloud o2switch annonce un historique de sauvegardes de 45 jours, incluant les e-mails. Une restauration doit être suivie de la suppression des données déjà arrivées à échéance.

Les compteurs anti-abus expirent au bout de 15 minutes et sont effacés de la mémoire au redémarrage du serveur. Aucun identifiant persistant de visiteur n’est créé.

Journaux techniques d’infrastructure : Les journaux d'accès web peuvent contenir l'adresse IP, la date et l'heure, la page demandée, le résultat de la requête, la taille de la réponse, le référent et des informations sur le navigateur. Ils servent au fonctionnement, au diagnostic et à la sécurité du site, sur le fondement de notre intérêt légitime à assurer ces fonctions. Tom Laloubie peut consulter les journaux de son compte ; les personnels habilités d'o2switch y accèdent pour leurs missions. Notre compte archive les journaux web après traitement statistique, actuellement toutes les 24 heures, et supprime les archives du mois précédent à la fin de chaque mois. Cette règle concerne les archives du compte. Les journaux internes conservés séparément par o2switch pour satisfaire à ses obligations légales suivent les durées nécessaires à ces obligations, conformément à ses conditions contractuelles ; aucune durée uniforme de 24 heures ou de 30 jours n'est attribuée à l'ensemble des journaux. Le suivi des remises e-mail proposé par cPanel permet de consulter les événements de la journée ; leur archivage quotidien ne constitue pas une suppression de tous les journaux SMTP.

Le site utilise HTTPS en production, la validation des champs côté serveur, une limitation de fréquence et un transport SMTP chiffré avec vérification des certificats.

5. Transferts hors Espace économique européen

L'accord de sous-traitance o2switch prévoit une localisation des données en France, sous réserve des exceptions documentées pour l'offre. MailChannels, société établie au Canada, peut intervenir comme relais SMTP de secours et déclare réaliser des transferts internationaux : un traitement des e-mails exclusivement en France ou au Canada n'est pas garanti. L'accord o2switch impose à ses sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations de protection des données et maintient sa responsabilité pour leurs prestations. Les transferts vers des destinataires au Canada relevant de la PIPEDA peuvent s'appuyer sur la décision d'adéquation de la Commission européenne ; elle ne couvre pas automatiquement les traitements dans d'autres pays. Les échanges reçus sur l'ancienne adresse Gmail peuvent être traités par Google hors Espace économique européen. Google décrit les mécanismes qu'il utilise selon le transfert : décisions d'adéquation, cadre UE–États-Unis et clauses contractuelles types. Pour toute question sur un échange ou pour demander les informations et documents relatifs aux garanties applicables, contactez contact@saosystems.fr. Les références des prestataires sont accessibles ci-dessous.

Documents des prestataires : accord de sous-traitance o2switch, conditions o2switch, protection des données chez MailChannels et cadres de transfert de Google.

6. Vos droits

Selon les conditions prévues par le RGPD, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation. Le droit d’opposition s’applique aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ; la portabilité s’applique lorsque ses conditions légales sont remplies, notamment pour les données traitées automatiquement sur une base contractuelle.

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@saosystems.fr ou à l’adresse postale indiquée ci-dessus. Une information complémentaire peut être demandée uniquement si elle est nécessaire à la vérification de votre identité.

Vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

7. Cookies, traceurs et démonstrations

Le code du site ne dépose aucun cookie, ne recourt à aucun stockage local persistant et n’intègre ni publicité, ni pixel marketing, ni outil de mesure d’audience. Les polices et illustrations sont servies depuis le site. Aucune bannière de consentement n’est donc prévue pour cette version du code.

Tout ajout de traceur soumis au consentement nécessitera une information adaptée et son blocage avant votre choix, avec une possibilité de refus aussi simple que l’acceptation.

Les simulations utilisent uniquement des données fictives dans la mémoire du navigateur. Elles ne sont connectées ni à une IA, ni à un CRM, ni à une messagerie. Le rechargement de la page réinitialise les exemples.

8. Évolution de cette politique

Cette page devra être actualisée si les traitements, les prestataires ou les fonctionnalités changent.

Référence : information des personnes sur les formulaires — CNIL.