Factures fournisseurs · Bordeaux et Gironde
Vos factures arrivent.
Le traitement s’organise.
De la réception au classement, reliez les étapes du traitement de vos factures fournisseurs. Depuis Arsac, SAO SYSTEMS accompagne les entreprises de Bordeaux et de Gironde dans la conception de ce parcours.
Le point de départ
Je traite les mêmes factures à plusieurs endroits.
Une facture arrive par e-mail, son montant est recopié dans un tableau, puis le fichier est renommé et transmis à la comptabilité. Lorsque chaque étape repose sur une manipulation, le suivi devient difficile à partager.
- Retrouver une facture dans plusieurs boîtes e-mail.
- Ressaisir le fournisseur, le numéro et le montant.
- Vérifier si le même document a déjà été reçu.
Un parcours adapté à votre organisation
Ce que nous pouvons
mettre en place.
- 01
Recevoir
Détecter une facture dans la boîte e-mail ou le dossier défini avec vous.
- 02
Récupérer les informations
Reprendre les champs utiles dans un format exploitable, selon la structure des documents.
- 03
Contrôler
Vérifier les champs nécessaires et rechercher les doublons selon des règles convenues.
- 04
Classer et informer
Ranger la facture, mettre à jour le suivi et prévenir la personne qui doit la vérifier.
Pour étudier votre projet
Ce dont nous avons besoin.
- Le point de réception des factures.
- Quelques documents représentatifs et autorisés pour les essais.
- L’outil de suivi et les règles de classement existantes.
Le contrôle fait partie du parcours
Vos équipes gardent la main.
- Une information manquante peut interrompre le traitement.
- Les doublons et les montants incohérents peuvent être signalés.
- La validation comptable et les décisions de paiement restent à définir avec les personnes responsables.
Les possibilités d’extraction dépendent du format et de la qualité des factures. Un document scanné ou atypique peut nécessiter une lecture assistée et une vérification humaine. Le parcours présenté organise le traitement administratif ; il ne vaut pas validation comptable, fiscale ou paiement automatique.
De la conception au suivi
Une solution définie.
Un accompagnement convenu.
Le projet comprend l’étude, la conception et la mise en service du circuit retenu. Les conditions de maintenance et d’optimisation sont ensuite précisées selon vos besoins.
Découvrir notre méthodeLe cadre de votre projet
- Un circuit de réception et de classement défini.
- Des informations reportées dans l’outil retenu.
- Des contrôles et des consignes de reprise documentés.
Un devis présente le périmètre, les prestations et les conditions applicables avant le lancement.
Voyez le principe en action.
Une démonstration courte en cinq étapes, avec des données fictives.
D’autres besoins à simplifier
Les processus se complètent.
Le prochain pas, ensemble
Et si nous partions
de votre fonctionnement ?
Expliquez-nous votre situation et vos outils. Nous étudierons les possibilités et les contrôles nécessaires.