Relances et dossiers · Bordeaux et Gironde
Une pièce manque ?
Le suivi garde le fil.
Organisez les échéances, les demandes de documents et le suivi des dossiers. SAO SYSTEMS conçoit des circuits de relance adaptés aux entreprises de Bordeaux et de Gironde, avec les validations nécessaires.
Le point de départ
Je vérifie sans cesse les dossiers à relancer.
Un bon de commande n’a pas été reçu. La date de contrôle approche, mais l’information est dispersée entre les e-mails et le tableau de suivi. Il faut retrouver le dossier, vérifier la situation puis préparer une nouvelle demande.
- Rechercher les pièces qui manquent à chaque dossier.
- Savoir si une relance a déjà été préparée ou envoyée.
- Mettre à jour les statuts après chaque échange.
Un parcours adapté à votre organisation
Ce que nous pouvons
mettre en place.
- 01
Vérifier les échéances
Déclencher un contrôle à la date ou à la fréquence convenue.
- 02
Repérer les dossiers concernés
Identifier les pièces manquantes, en excluant les dossiers clos ou les exceptions prévues.
- 03
Préparer la relance
Compléter le message adapté au dossier et solliciter une validation si elle est nécessaire.
- 04
Actualiser le suivi
Mettre à jour le statut et conserver les informations utiles au prochain contrôle.
Pour étudier votre projet
Ce dont nous avons besoin.
- L’outil ou le tableau qui suit vos dossiers.
- Les documents attendus, échéances et cas particuliers.
- Les messages, destinataires et validations autorisés.
Le contrôle fait partie du parcours
Vos équipes gardent la main.
- Un destinataire absent ou incorrect peut bloquer l’envoi.
- Les délais et relances déjà effectuées sont pris en compte.
- Une personne peut valider les messages et gérer les situations particulières.
Les règles doivent refléter l’état réel des dossiers. Un suivi incomplet ou une pièce reçue hors du circuit peut nécessiter une vérification. Les relances présentées concernent le suivi administratif ; tout autre usage doit être cadré séparément.
De la conception au suivi
Une solution définie.
Un accompagnement convenu.
Le projet comprend l’étude, la conception et la mise en service du circuit retenu. Les conditions de maintenance et d’optimisation sont ensuite précisées selon vos besoins.
Découvrir notre méthodeLe cadre de votre projet
- Un calendrier et des critères de relance partagés.
- Des messages cohérents avec vos procédures.
- Un suivi qui indique les validations et actions à effectuer.
Un devis présente le périmètre, les prestations et les conditions applicables avant le lancement.
Voyez le principe en action.
Une démonstration courte en cinq étapes, avec des données fictives.
D’autres besoins à simplifier
Les processus se complètent.
Le prochain pas, ensemble
Et si nous partions
de votre fonctionnement ?
Expliquez-nous votre situation et vos outils. Nous étudierons les possibilités et les contrôles nécessaires.